「事務担当者が足りなくて、毎日の仕事がなかなか終わらない」
「求人を出しているのに、応募が集まらない」
「経理担当者の退職が決まったけれど、後任が見つからない……」
このような悩みを抱えている中小企業もあるのではないでしょうか。
特に、限られた人数で会社を運営していると、一人の担当者が退職しただけでも、日々の業務に大きな影響が出ることがあります。
請求書の発行やデータ入力、経理処理など、毎月必ず発生する仕事は、担当者がいなくなったからといって止めるわけにはいきません。
その結果、社長や管理職が本来の仕事に加えて事務作業まで抱えたり、ほかの社員に負担が集中したりすることもあるでしょう。
そんなとき、社員を新しく採用する以外の選択肢として検討できるのが、AI社員 AIKATA（エーアイカタ）です。
AI社員 AIKATAは、AIによる処理と人による確認を組み合わせ、経理や請求処理、データ入力などの定型業務を引き受ける業務代行サービスです。
ただし、すべての会社に向いているわけではありません。
会社が抱えている課題や、外部に任せたい仕事の内容、必要な予算などによって、相性は変わってきます。
この記事では、AI社員 AIKATAが向いている会社・向いていない会社の特徴を、具体的な業務や業種ごとにわかりやすく整理しました。
「うちの会社でも利用を検討する価値があるのかな？」
そんな疑問を持っている方は、自社の状況と照らし合わせながら読み進めてみてください。
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※掲載内容は更新日時点の情報で、最新と異なる場合があります。
AI社員 AIKATAが向いている会社の5つの特徴
AI社員 AIKATAは、特に人手不足や採用難によって、日常的な事務作業が負担になっている会社で検討しやすいサービスです。
具体的には、次のような会社が挙げられます。
これらの会社に共通しているのは、毎日の仕事を進めるうえで、特定の社員に負担が集中しやすいという点です。
特に、請求処理やデータ入力など、繰り返し発生する業務に時間を取られている場合は、外部委託によって負担を見直せる可能性があります。
ただし、こうした特徴に当てはまるからといって、必ずAI社員 AIKATAを導入すべきというわけではありません。
大切なのは、現在の業務のうち、どの部分を外部に任せられるかを見極めることです。
それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
人手不足で事務作業が回らない会社
人手不足が続くと、どうしても目の前の仕事をこなすだけで精いっぱいになってしまいます。
例えば、営業担当者が顧客対応を終えた後に請求書を作成したり、経理担当者が複数の部署の入力作業をまとめて処理したりするケースです。
一つひとつの作業はそれほど難しくなくても、件数が増えると時間がかかります。
月末になると請求書の処理が集中し、通常業務が終わった後にまとめて入力作業をしている会社もあるでしょう。
こうした状態が続くと、残業が増えるだけでなく、確認作業が後回しになったり、社員が本来の仕事に集中できなくなったりすることもあります。
そこで検討したいのが、日常的に発生する定型業務の外部委託です。
AI社員 AIKATAでは、請求処理やデータ入力など、パソコン上で行う業務を中心に代行サービスを提供しています。
例えば、毎月決まった手順で行っている入力作業を委託できれば、担当社員がその作業に使っていた時間を減らせる可能性があります。
空いた時間を顧客対応や社内の確認業務などに振り向けられれば、限られた人数でも仕事を進めやすくなるでしょう。
ただし、人手不足の原因が営業活動や現場作業そのものにある場合は、事務作業を委託するだけでは解決しないこともあります。
まずは、社員がどの仕事に時間を取られているのかを整理してみることが大切です。
「人が足りない」と感じたときこそ、本当に人を増やす必要がある仕事と、外部に任せられる仕事を分けて考えることが、改善の第一歩になります。
採用難で事務担当者を確保できない会社
「事務スタッフを採用したいのに、なかなか応募が来ない」
「求人を出しても、希望する条件に合う人が見つからない」
このような状況が続いている会社でも、AI社員 AIKATAは検討対象になります。
新しく社員を採用する場合、求人募集から面接、採用後の教育まで、一定の時間と費用が必要です。
ようやく採用できても、会社独自の業務手順を覚えてもらうまでには時間がかかります。
また、採用後も教育やフォローを担当する社員が必要になるため、すでに人手が足りない会社では、その負担も小さくありません。
一方、業務代行は、人を雇う代わりに、必要な仕事を外部に任せる方法です。
AI社員 AIKATAは、AIによる処理と人による確認を組み合わせて定型業務を引き受けるため、社内でAIの仕組みを一から構築する必要はないと案内されています。
例えば、毎月の請求処理や顧客データの整理などを任せられれば、事務担当者を増やさずに対応できる業務が出てくる可能性があります。
ただし、社員の採用と業務代行は、同じものではありません。
社内での細かな調整や、取引先との関係づくり、状況に応じた判断まで、すべて外部に任せられるとは限らないためです。
そのため、事務担当者を丸ごと置き換えると考えるよりも、社員が行っている仕事のうち、外部に任せられる部分を切り分けることがポイントになります。
採用活動を続けながら、一部の定型業務だけを委託するという考え方もあります。
「採用するか、外注するか」の二者択一ではなく、自社に合った組み合わせを考えてみるとよいでしょう。
退職・産休・育休による欠員に困っている会社
事務担当者の退職や産休・育休が決まると、後任をどうするか悩む会社も多いでしょう。
特に、経理や請求業務を一人で担当していた場合、その人が不在になるだけで、日常業務に大きな影響が出ることがあります。
例えば、次のようなケースです。
- 経理担当者の退職日までに後任が見つからない
- 産休に入る社員の仕事を引き継げる人がいない
- 育休中の業務を、ほかの社員だけでは処理しきれない
- 月末の請求処理を担当できる社員が限られている
- 担当者が休むたびに、管理職が事務作業を代わっている
こうした場合、継続的に発生する定型業務を外部に任せることで、欠員による負担を軽減できる可能性があります。
AI社員 AIKATAでは、現在の業務手順を整理し、AIを活用した仕組みで処理する方法を採用しています。
公式サイトでも、既存の手順書や実際の作業画面を確認しながら、業務内容を整理すると説明されています。
そのため、担当者が行っている仕事のうち、手順を整理しやすい業務については、引き継ぎ先の一つとして検討できるでしょう。
ただし、ここで注意したいのが、引き継ぎに必要な時間です。
担当者の退職直前に相談すれば、すべての業務をすぐに引き継げるとは限りません。
業務の内容が複雑だったり、担当者しか知らない判断ルールが多かったりする場合は、事前に整理することも必要になります。
また、産休や育休に伴う欠員の場合は、休業期間と契約期間のバランスも確認しておきたいところです。
AI社員 AIKATAには最低契約期間があるため、短期間だけの利用を希望する場合は、条件が合うか慎重に判断する必要があります。
退職日や休業開始日が決まっている場合は、できるだけ早い段階で、引き継ぎできる範囲や開始時期を確認しておくと安心です。
特に、毎月必ず発生する仕事を、担当者が不在になっても続けられるかという視点で整理すると、必要な対策が見えてきやすくなります。
社長や管理職が定型業務を兼任している会社
従業員が少ない会社では、社長や管理職が事務作業まで担当していることも珍しくありません。
例えば、社長が自ら請求書を発行したり、営業部長が顧客情報を入力したりするケースです。
会社を立ち上げたばかりの頃や、従業員が少ない時期には、こうした兼任が必要になることもあるでしょう。
ただ、事業が成長して仕事の量が増えても、同じ体制を続けていると、少しずつ負担が大きくなっていきます。
例えば、次のような状況です。
- 社長が毎月の請求処理に追われている
- 管理職が部下の仕事を確認する時間を確保できない
- 営業活動よりも事務処理に時間を取られている
- 重要な判断をしたいのに、入力作業が終わらない
このような場合は、社長や管理職が行っている仕事を、一度整理してみるのがおすすめです。
すべてを自分で行う必要があるのか、あるいは、作業の一部をほかに任せられるのかを考えてみましょう。
例えば、請求金額の最終確認は社内で行い、請求書の作成やデータの転記は外部に任せる、といった役割分担が考えられます。
AI社員 AIKATAを利用する場合も、すべてを任せるのではなく、定型的な処理と社内で判断する仕事を分けて考えることが大切です。
個人的には、こうした会社ほど、業務代行を検討する際に「どれだけ仕事が減るか」だけでなく、「空いた時間を何に使えるか」まで考えておくとよいと感じます。
経営者や管理職でなければできない仕事に、少しでも多くの時間を使えるようにする。
そのための選択肢として、業務代行を検討する価値はあるでしょう。
特定の担当者に業務が集中している会社
「この仕事は、あの人に聞かないと分からない」
「請求処理のやり方を知っているのは、経理担当者一人だけ」
社内でこのような状況が続いている場合も、注意が必要です。
特定の社員だけが業務手順を把握している状態を、業務の属人化といいます。
普段は問題なく仕事が進んでいても、その担当者が退職したり、長期間休んだりすると、業務が止まってしまう可能性があります。
特に、請求処理や顧客データの管理など、毎月決まって発生する仕事が属人化していると、引き継ぎの負担も大きくなります。
例えば、担当者が長年の経験で処理している仕事では、手順書がなく、ほかの社員が内容を把握していないこともあるでしょう。
このような状態では、急な欠員が発生したときに、すぐ代わりの人を配置することが難しくなります。
AI社員 AIKATAでは、業務手順を整理し、AIを活用した仕組みで処理する方法が採用されています。
そのため、担当者個人の経験に依存していた定型業務を見直すきっかけになる可能性があります。
ただし、外部に委託するだけで、社内の属人化がすべて解消するわけではありません。
業務内容や判断基準を整理し、必要な情報を共有できる状態にしておくことも重要です。
また、外部委託した業務についても、社内で内容を把握できなくなってしまうと、別の問題が生じることがあります。
「担当者がいなくても仕事を続けられること」と「会社として業務を管理できること」の両方を意識しておきたいですね。
担当者が不在になっても困らないように、日頃から業務の進め方を見直しておくことが大切です。
ここまでの特徴を見て、AI社員 AIKATAが自社に向いていそうだと感じた方は、料金やサービス全体の特徴もあわせて確認しておくと、より判断しやすくなります。
関連記事 AI社員 AIKATAの料金・特徴・メリットをまとめて確認する
AI社員 AIKATAと相性がよい業務の特徴
AI社員 AIKATAが向いているかどうかは、会社の規模や業種だけで決まるわけではありません。
むしろ重要なのは、どのような仕事を外部に任せたいのかという点です。
例えば、同じ従業員20名の会社でも、日常的に大量のデータ入力が発生する会社と、ほとんど事務作業が発生しない会社では、業務代行の必要性が異なります。
公式サイトでは、経理・請求処理・データ入力・メール対応などを業務例として紹介しています。
ここでは、業務代行と相性を考えやすい仕事の特徴を整理します。
毎月繰り返し発生する定型業務
毎月同じような流れで発生する仕事は、業務代行を検討しやすい業務の一つです。
例えば、請求書の発行や経費データの入力、売上データの整理などが挙げられます。
これらの仕事は、一件ごとの作業時間が短くても、毎月積み重なると大きな負担になります。
例えば、一件の入力作業に5分しかかからなくても、月に300件あれば、単純計算で25時間になります。
もちろん、実際には確認作業や例外対応なども必要になるため、作業時間は内容によって変わります。
ただ、こうして業務量を数字にしてみると、普段は気づきにくい負担が見えてくることがあります。
特に、取引先が多かったり、処理するデータが増えていたりする会社では、担当者の負担も大きくなりがちです。
こうした仕事を外部に委託できれば、社員は確認作業や取引先への対応などに時間を使いやすくなります。
AI社員 AIKATAの公式サイトでは、同じ分野の業務であれば処理量が増えても定額で対応する仕組みが案内されています。
そのため、毎月一定量の定型業務がある会社だけでなく、繁忙期に処理件数が増える会社でも、検討する余地があるでしょう。
ただし、同じ定型業務でも、作業手順や例外処理の多さによって、委託のしやすさは異なります。
まずは、毎月どのような仕事が、何件程度発生しているのかを整理するとよいでしょう。
手順やルールを整理しやすい業務
業務代行を検討する際は、仕事の進め方を説明できるかどうかも大切なポイントです。
例えば、決まった書式にデータを入力する仕事や、あらかじめ設定された条件に従って情報を分類する仕事などです。
こうした業務は、作業手順や確認ルールを整理しやすい特徴があります。
一方で、担当者の経験や感覚によって判断する場面が多い仕事は、そのまま委託するのが難しい場合もあります。
例えば、顧客からの問い合わせに対して、毎回異なる条件で交渉している場合です。
問い合わせ内容の整理や一次対応は委託できても、最終的な交渉や判断は社内で行う必要があるでしょう。
ただし、現在マニュアルが整っていないからといって、必ずしも利用できないわけではありません。
AI社員 AIKATAの公式サイトでは、既存の手順書や作業画面を確認しながら、業務内容を整理する方法が案内されています。
そのため、最初から詳しいマニュアルを用意することよりも、現在の仕事の流れを説明できることが大切です。
「いつ、誰が、何を確認して、どのように処理しているのか」
この流れを整理するだけでも、外部に任せられそうな作業が見えてくることがあります。
データ入力・請求処理などのバックオフィス業務
経理や総務、営業事務などのバックオフィス業務も、AI社員 AIKATAを検討する際の中心的な対象です。
公式サイトでは、次のような業務例が紹介されています。
- 請求書の発行・処理
- 記帳代行
- 給与計算
- データ入力・転記
- レポート作成
- 営業リストの整備
- 顧客管理システムへの入力
こうした業務は、会社の規模や業種にかかわらず、日常的に発生することがあります。
例えば、営業担当者が受注情報をまとめ、その内容を事務担当者が別のシステムに入力している会社もあるでしょう。
また、経理担当者が請求書を確認し、会計ソフトにデータを転記しているケースもあります。
こうした作業が複数の部署に分かれている場合、業務をまとめて整理することで、外部委託しやすい部分が見えてくることがあります。
ただし、経理や給与計算の業務では、個人情報や重要な会社情報を取り扱うこともあります。
また、専門資格が必要な業務や、法令上の制限がある仕事については、委託できる範囲を個別に確認する必要があります。
業務の内容だけでなく、情報管理の方法や社内での確認体制もあわせて検討することが大切です。
メール対応や問い合わせの一次対応
メールの確認や問い合わせの振り分けなども、外部委託を検討できる業務です。
例えば、次のような作業が考えられます。
- 問い合わせ内容を種類ごとに分類する
- 担当部署へメールを振り分ける
- 定型的な問い合わせへの回答文を準備する
- 問い合わせ内容を一覧表にまとめる
AI社員 AIKATAの公式サイトでも、メールの一次対応や振り分けが業務例として紹介されています。
こうした作業は、一件ごとの対応時間が短くても、問い合わせが多い会社では負担になりやすいものです。
特に、問い合わせへの対応がほかの業務を中断する原因になっている場合は、一次対応を整理するだけでも働き方を見直すきっかけになります。
ただし、すべての問い合わせを自動的に処理できるとは限りません。
クレームへの対応や取引条件の交渉など、個別の事情を踏まえた判断が必要な場面もあります。
また、問い合わせの内容によっては、社内で迅速な判断が必要になることもあるでしょう。
そのため、定型的な一次対応は外部に任せ、判断が必要な問い合わせは社内で対応する、といった役割分担が考えられます。
AIKATAに任せる業務と社内に残す業務の違い
業務代行を検討するときは、「何を任せられるか」だけでなく、「何を社内に残すか」も考えておきたいところです。
例えば、請求書を作成する作業は外部に委託できても、請求金額が正しいかどうかの最終承認は社内で行う必要があります。
AI社員 AIKATAの公式サイトでも、AIによる処理を人が確認したうえで、利用企業が最終承認する流れが説明されています。
一般的には、次のように役割を分けて考えられます。
例えば、請求書の作成から送付までをすべて社長が行っている会社なら、金額の承認以外の作業を委託できないか検討する方法があります。
また、営業部長が毎週作成している売上レポートについて、データの集計部分を委託できれば、分析や判断に使う時間を増やせるかもしれません。
もちろん、実際の役割分担は業務内容や契約条件によって変わります。
重要なのは、すべてを外部に任せることを目標にしないことです。
「任せられる部分は任せる。でも、会社として判断する仕事は残す」
この考え方を持っておくと、導入後の働き方もイメージしやすくなるでしょう。
建設・不動産・介護・士業事務所での活用イメージ
AI社員 AIKATAの公式サイトでは、業種による一律の制限は設けず、業務内容によって受託できるかを判断すると説明されています。
そのため、建設業や不動産業、介護事業、士業事務所などでも、事務作業の内容によっては検討対象になります。
ただし、同じ業種であっても、会社によって業務の進め方や課題は異なります。
例えば、建設業でも、現場作業が中心の会社と、事務処理が多い会社では、業務代行の必要性が違ってきます。
ここでは、それぞれの業種で考えられる活用イメージをご紹介します。
なお、以下は各業種で一般的に発生する事務業務をもとにした検討例です。AI社員 AIKATAでの受託や導入実績を示すものではありません。
実際に任せられるかどうかは、業務内容を伝えたうえで確認する必要があります。
建設業｜請求処理や工事関連データの整理
建設業では、現場での仕事に加えて、さまざまな事務作業が発生します。
例えば、協力会社から届く請求書の整理や、工事ごとの費用データの入力などです。
工事の件数が増えるほど、こうした書類やデータの管理も複雑になりがちです。
特に、現場監督や管理職が事務作業まで兼任している会社では、負担が大きくなることもあるでしょう。
例えば、現場から戻った後に、工事に関するデータ入力や請求書の確認を行っている場合です。
日中は現場対応に追われ、夕方以降に事務作業をまとめて処理している会社もあるかもしれません。
こうした状況では、パソコン上で行う定型作業を切り分けることが、負担を見直すきっかけになります。
具体的には、次のような仕事が検討候補になります。
- 請求書の情報整理
- 工事ごとの費用データの入力
- 定型的な報告用データの整理
- 協力会社に関する情報の管理補助
もちろん、これらの業務をAI社員 AIKATAがすべて受託できるという意味ではありません。
実際に利用しているシステムや、必要な確認作業によって対応範囲は変わります。
また、工事内容の確認や現場での安全管理、施工に関する専門判断などは、別に考える必要があります。
まずは、現場でしかできない仕事と、パソコン上で処理できる事務作業を分けてみることが大切です。
特に、現場担当者が事務作業まで抱えている会社では、どの作業に時間がかかっているかを整理してみるとよいでしょう。
不動産業｜物件情報の入力や問い合わせの一次対応
不動産業では、物件情報の登録や更新、顧客情報の整理、問い合わせ対応など、多くの事務作業が発生します。
特に、取り扱う物件数が多い会社では、物件情報の入力や修正だけでも時間がかかることがあります。
また、新しい物件を取り扱うたびに情報を登録したり、条件が変更された際にデータを更新したりする必要もあるでしょう。
こうした業務の中には、決まった項目を入力したり、情報を整理したりする定型作業も含まれています。
例えば、次のような仕事が考えられます。
- 物件情報のデータ入力
- 顧客情報の整理
- 問い合わせ内容の分類
- 定型的なメールの振り分け
- 営業用データの整理
これらの業務が営業担当者に集中している場合、事務作業を切り分けることで、顧客対応に使える時間を増やせる可能性があります。
例えば、営業担当者が物件案内や商談に集中し、定型的なデータ整理は別の体制で行う、といった役割分担です。
ただし、物件に関する説明や契約条件の交渉、法令上必要な説明などは、定型作業とは分けて考える必要があります。
また、不動産業では顧客の氏名や連絡先、契約に関する情報などを取り扱うこともあります。
そのため、個人情報の管理方法や、外部に共有できる情報の範囲を確認しておくことも重要です。
「営業担当者が行っている仕事のうち、入力や整理だけを任せられないか」
このような視点で業務を見直すと、検討しやすくなるでしょう。
介護事業｜請求関連の事務補助や定型書類の整理
介護事業では、利用者へのサービス提供に加えて、請求関連の事務処理や書類作成なども必要になります。
特に、職員が現場業務と事務作業を兼任している場合、日常的な入力作業が負担になっていることもあるでしょう。
例えば、日中は利用者への対応を優先し、事務処理は夕方以降にまとめて行っているケースです。
また、管理者がシフト管理や職員への対応に加えて、請求関連の確認作業まで担当している場合もあります。
こうした状況では、定型的な事務作業をどこまで外部に任せられるかを検討する方法があります。
例えば、次のような仕事です。
- 定型的なデータ入力
- 請求関連の資料整理
- 書類の分類や管理補助
- 決まった形式への情報転記
ただし、介護報酬に関する請求業務は、制度や算定要件を正しく理解する必要があります。
また、利用者の状態に関する判断やケアの内容を決める仕事は、単なる事務作業ではありません。
そのため、介護事業でAI社員 AIKATAを検討する場合は、定型的な事務処理と専門的な判断を必要とする仕事を、明確に分けることが大切です。
利用者の個人情報や健康に関する情報など、慎重な管理が必要なデータを扱う場合もあります。
外部委託を検討する際は、必要な情報だけを共有できるか、管理方法に問題がないかも確認しておきたいところです。
介護事業の場合、現場で働く職員の負担を軽くすることが目的なら、まずは日々の事務作業を洗い出してみるとよいでしょう。
士業事務所｜顧客情報の整理や定型事務の補助
税理士事務所や社会保険労務士事務所などの士業事務所でも、日常的に多くの事務作業が発生します。
例えば、顧客情報の整理や書類の入力、定型的なデータ管理などです。
特に、顧客数が増えている事務所では、資料の整理や入力作業にかかる時間も増えやすくなります。
資格者本人が専門的な業務に集中したくても、日々の事務処理が負担になっているケースもあるでしょう。
こうした業務の中には、資格者本人が対応しなくても進められる一般的な事務作業もあります。
例えば、次のような仕事です。
- 顧客情報の入力・整理
- 定型的な書類の分類
- 資料のデータ化
- 一般的な事務連絡の整理
- 社内管理用データの入力
外部委託できる部分を整理することで、資格者や職員が専門性の高い仕事に時間を使いやすくなる可能性があります。
ただし、資格者にしか認められていない業務や、法的・税務的な専門判断まで委託できるという意味ではありません。
例えば、一般的なデータ入力と、税務上の判断を伴う業務では、求められる専門性が異なります。
また、士業事務所では顧客の機密情報を多く取り扱います。
守秘義務や情報管理のルールを踏まえたうえで、委託できる範囲を慎重に確認することが重要です。
士業事務所の場合は、資格者しかできない仕事を守りながら、一般事務の負担をどこまで減らせるかという視点で考えるとよいでしょう。
AI社員 AIKATAが向いていない可能性がある会社
ここまで、AI社員 AIKATAが向いている会社や業務について見てきました。
一方で、会社の状況によっては、別の方法を検討したほうがよいケースもあります。
「便利そうだから導入する」のではなく、費用や業務内容との相性を確認しておくことが大切です。
特に、委託したい仕事の量が少ない場合や、現場での対応が中心の場合は、慎重に判断する必要があります。
ここでは、AI社員 AIKATAが向いていない可能性のある会社を整理します。
委託したい定型業務が少ない会社
AI社員 AIKATAは、継続的な定型業務を外部に任せたい会社で検討しやすいサービスです。
そのため、毎月発生する事務作業が少ない会社では、費用とのバランスを慎重に考える必要があります。
例えば、月に数時間程度しか発生しない入力作業のために利用する場合、ほかの外注サービスのほうが合っていることもあります。
また、毎月の仕事はほとんどなく、年に数回だけ大量の入力作業が発生する会社もあるでしょう。
こうした場合は、必要なときだけ依頼できるスポット型の外注サービスも選択肢になります。
AI社員 AIKATAは、同じ分野の業務を継続的に任せたい会社ほど、検討しやすい仕組みです。
そのため、まずは現在の事務作業にどれくらいの時間がかかっているのかを確認してみましょう。
一つの業務だけでは少なくても、複数の定型業務をまとめると、一定の作業量になることもあります。
毎月の業務量を整理してから判断すると、費用とのバランスを考えやすくなります。
対面対応や現場作業が中心の会社
AI社員 AIKATAは、パソコン上で行う業務を中心としたサービスです。
そのため、現場での作業や対面対応を直接任せたい会社には、向いていない場合があります。
例えば、建設現場での作業や、介護施設で利用者を直接支援する仕事などです。
また、郵送物の受け取りや現物の受け渡しなど、物理的な対応が必要な業務についても、公式サイトでは自動化が難しい場合があると説明されています。
このような仕事は、パソコン上で処理する定型業務とは性質が異なります。
ただし、現場作業が中心の会社であっても、事務作業が多い場合は検討する余地があります。
例えば、現場の作業自体は任せられなくても、日報データの整理や請求関連の入力作業などは、外部委託の候補になることがあります。
そのため、会社全体で向き・不向きを判断するよりも、業務ごとに分けて考えることが大切です。
現場作業の人手を確保したい場合は、人材採用や人材派遣など、別の方法も含めて検討するとよいでしょう。
専門資格に基づく判断業務を任せたい会社
専門的な資格や知識が必要な判断業務を任せたい場合も、慎重な確認が必要です。
例えば、税務上の判断や法律上の助言、医療・介護に関する専門判断などが挙げられます。
こうした業務には、法令上の資格要件や責任の所在が関係する場合があります。
AI社員 AIKATAが提供する定型業務の代行と、専門資格者による判断業務は、分けて考える必要があります。
例えば、顧客情報の入力や書類の整理は一般的な事務作業でも、その内容をもとに専門的な判断を下す仕事は別です。
また、専門的な業務の中には、資格者以外が行うことを法律で制限されているものもあります。
そのため、「パソコン上で行う仕事だから任せられる」と単純に判断しないことが大切です。
一般的な事務補助を委託する場合でも、法令や守秘義務に問題がないか確認しておきましょう。
月額30万円からの費用負担が難しい会社
AI社員 AIKATAの公式サイトでは、月額30万円を基本とした料金が案内されています。
また、最低契約期間は6か月とされています。
そのため、短期間だけ利用したい会社や、毎月の予算を確保することが難しい会社では、慎重な検討が必要です。
月額30万円で6か月利用した場合、サービス料金だけで180万円になります。
さらに、公式サイトではAIシステムの利用料として、月額15,000円〜30,000円程度が別途必要になると案内されています。
また、異なる分野の業務を追加する場合は、別途見積もりになることがあります。
そのため、単純に月額30万円という金額だけを見るのではなく、実際に必要になる総額を確認することが大切です。
一方、現在の人件費や外注費が大きい会社では、業務量によって比較の結果が変わることもあるでしょう。
例えば、複数の社員が毎月多くの時間を使っている定型業務をまとめて委託できるなら、費用を比較する価値があります。
反対に、そもそも委託できる仕事が少ない場合は、費用に見合わない可能性もあります。
毎月どれくらいの仕事を任せられるのか。そして、その仕事に今どれくらいの費用や時間がかかっているのか。
この2つを整理してから判断すると、費用に見合うか考えやすくなります。
業務の引き継ぎや社内確認ができない会社
業務代行を利用する場合でも、すべての仕事を外部に丸投げできるわけではありません。
AI社員 AIKATAでは、AIによる処理と人による確認を組み合わせていますが、利用企業による最終承認も必要です。
そのため、成果物を確認する担当者がいない場合や、社内の判断基準がまったく整理されていない場合は、導入後の運用に支障が出る可能性があります。
例えば、請求書の作成を委託したとしても、金額や取引先情報に問題がないか判断できる人が社内にいなければ、最終承認が難しくなります。
また、作業手順が頻繁に変わる仕事では、変更内容を適切に伝える体制も必要です。
ただし、詳細なマニュアルが最初から完成している必要はありません。
公式サイトでは、既存の資料や作業画面をもとに業務を整理すると案内されています。
大切なのは、現在の仕事の進め方を説明でき、必要な確認や承認に対応できることです。
特に、担当者の退職や産休をきっかけに導入する場合は、業務を理解している社員がいるうちに、必要な情報を整理しておくとよいでしょう。
AI社員 AIKATAの導入を判断する5つのチェックポイント
ここまで読んで、「うちの会社にも合いそう」と感じた方もいるかもしれません。
ただ、実際に導入するかどうかは、もう少し具体的に考えておきたいところです。
業務代行は、仕事を外部に任せることで負担を見直す方法ですが、会社の状況によって必要な準備や注意点が変わります。
次の5つのポイントを確認しながら、自社の状況を整理してみましょう。
委託したい定型業務が明確になっているか
まず確認したいのは、何を外部に任せたいのかという点です。
「事務作業を減らしたい」というだけでは、実際にどこまで委託できるか判断しにくくなります。
例えば、請求書の発行、データ入力、メールの振り分けなど、具体的な仕事を書き出してみましょう。
その際は、仕事の名前だけでなく、どのような手順で行っているかも整理しておくと役立ちます。
例えば、請求書の発行であれば、取引内容の確認、金額の入力、請求書の作成、最終確認、送付という流れがあります。
このうち、どこまでを外部に任せたいのかを考えておくと、委託範囲を相談しやすくなります。
まだ整理できていない場合でも、現在どのような作業に時間がかかっているのかを把握することから始められます。
業務量が継続的に発生しているか
次に、委託したい仕事がどれくらい発生しているかを確認します。
毎日行う仕事なのか、月末だけに集中する仕事なのかによって、業務代行の必要性は変わります。
例えば、毎月一定の時間を使っている請求処理やデータ入力などは、検討しやすい業務です。
一方、年に数回しか発生しない仕事であれば、単発の外注サービスで十分な場合もあります。
また、繁忙期と通常期で仕事の量に差がある会社もあるでしょう。
その場合は、年間を通してどれくらいの業務量があるのかを確認すると、より判断しやすくなります。
業務量を整理する際は、処理件数だけでなく、担当者が使っている時間も確認しておくと役立ちます。
「毎月何件あるか」「何時間かかっているか」を把握することで、委託した場合の変化を考えやすくなります。
社内に確認・承認できる担当者がいるか
AI社員 AIKATAでは、成果物の最終承認は利用企業が行う仕組みです。
そのため、外部に仕事を任せた後も、内容を確認できる社員が必要になります。
例えば、請求書を作成してもらった場合、金額や取引先情報に問題がないか確認する役割は社内に残ります。
また、問い合わせの一次対応を委託する場合でも、個別の判断が必要な内容は社内で対応する必要があります。
そのため、経営者や管理職が承認するのか、担当社員が確認するのかを決めておくと、導入後の運用を考えやすくなります。
特に、担当者の退職によって利用を検討している場合は、退職後に誰が最終確認を行うのかを考えておきたいところです。
外部委託によって作業を減らせても、確認する人がいなくなってしまっては、業務を進めることが難しくなります。
任せる仕事と、社内で責任を持つ仕事を分けておくことが、無理のない運用につながります。
月額料金と契約条件が予算に合うか
AI社員 AIKATAを検討する際は、月額料金だけでなく、契約期間や別途必要な費用も確認しましょう。
公式サイトでは月額30万円を基本としていますが、AIシステムの利用料が別途必要になると説明されています。
また、依頼する業務の分野が異なる場合は、追加見積もりとなることがあります。
そのため、委託したい仕事を整理したうえで、どこまでが基本料金に含まれるのか確認することが大切です。
例えば、経理関連の業務をまとめて任せたい場合と、経理に加えて別分野の仕事まで依頼したい場合では、条件が変わる可能性があります。
また、最低契約期間が6か月であることも、判断材料の一つです。
退職や産休による欠員を補う目的で利用する場合は、必要な期間と契約条件が合うかも確認しておきましょう。
現在の人件費や外注費との比較も、判断材料になります。
単純に料金が高いか安いかではなく、委託できる業務量や、社員がほかの仕事に使える時間も含めて考えるとよいでしょう。
機密情報・個人情報の取り扱いを確認できるか
経理や給与計算、顧客情報の管理などを外部に任せる場合、情報管理の確認は欠かせません。
AI社員 AIKATAの公式サイトでは、秘密保持契約の締結やアクセス権限の制限、データの受け渡し方法などについて案内されています。
ただし、実際にどのような情報を共有するのかは、会社や業務によって異なります。
例えば、不動産業では顧客の連絡先や契約関連の情報、介護事業では利用者に関する情報、士業事務所では顧客の機密情報を取り扱う場合があります。
こうした情報を外部に共有する際は、必要な範囲を慎重に確認することが大切です。
また、委託する業務によっては、社内の情報管理規程や取引先との契約内容を確認する必要もあります。
特に、個人情報や機密性の高いデータを扱う場合は、契約内容や管理方法を確認しておきましょう。
情報管理の方法について不明な点がある場合は、導入前に具体的に確認しておくと安心です。
5つのチェックポイントを整理
ここまでの内容を、簡単なチェックリストにまとめました。
- [ ] 委託したい定型業務がある程度明確になっている
- [ ] 毎月継続的に発生する業務がある
- [ ] 成果物を確認・承認できる担当者がいる
- [ ] 月額料金や契約条件を検討できる予算がある
- [ ] 機密情報・個人情報の管理方法を確認できる
すべてにチェックが付かなければ利用できない、というわけではありません。
まだ整理できていない項目があっても、今後の検討課題として把握できれば十分です。
ただし、委託したい業務が明確でない場合や、社内で成果物を確認できる体制がない場合は、導入前に整理しておく必要があります。
また、予算や契約期間が自社の状況に合っているかも重要な判断材料です。
「自社に向いているかもしれない」と感じたら、次は料金やサービス内容を詳しく確認してみましょう。
参考記事 AI社員 AIKATAの特徴・メリット・注意点をまとめて確認する
AI社員 AIKATAの導入前によくある質問
最後に、AI社員 AIKATAの導入を検討するときに気になりやすい疑問をまとめました。
特に、会社の規模や業種、社内の体制について気になる方は、参考にしてみてください。
従業員10名程度の会社でも利用できる？
AI社員 AIKATAの公式サイトでは、業種による一律の制限は設けていないと案内されています。
また、相談フォームでは、従業員0名の事業者は対象外とされています。
従業員10名程度の会社について、利用できないという条件は確認できませんでした。
ただし、実際に利用できるかどうかは、委託する業務の内容や契約条件によっても変わります。
例えば、従業員数が少なくても、毎月多くの請求処理やデータ入力が発生している会社もあるでしょう。
一方、従業員が多くても、委託できる定型業務が少ない会社では、費用とのバランスを考える必要があります。
会社の規模だけで判断せず、どのような仕事を任せたいかを整理したうえで確認するとよいでしょう。
担当者の退職・産休に備えて利用できる？
退職や産休・育休によって担当者が不在になる場合、定型業務の一部を委託する方法は検討できます。
例えば、毎月の請求処理やデータ入力など、継続して発生する仕事が候補になります。
ただし、担当者が行っていた仕事をすべて引き継げるとは限りません。
特に、担当者しか把握していない業務が多い場合は、引き継ぎに必要な情報を整理することも重要です。
また、休業期間が短い場合は、最低契約期間とのバランスも確認しておく必要があります。
退職日や休業開始日が決まっている場合は、引き継ぎに必要な期間や委託範囲を早めに確認することが大切です。
建設業や介護事業でも利用できる？
AI社員 AIKATAの公式サイトでは、業種ではなく業務内容によって受託できるかを判断すると説明されています。
そのため、建設業や介護事業でも、パソコン上で行う定型的な事務作業があれば、検討対象になります。
例えば、請求関連のデータ入力や定型書類の整理などは、外部委託を検討する際の候補になるでしょう。
ただし、現場での作業や専門資格に基づく判断業務などは、別に考える必要があります。
また、扱う情報によっては、特別な管理が必要になる場合もあります。
具体的な仕事内容を伝えたうえで、対応できる範囲を確認しましょう。
社内にAIに詳しい社員がいなくても大丈夫？
AI社員 AIKATAは、AIの仕組みの構築や運用を提供会社が行うサービスです。
公式サイトでも、利用企業側に専門的なAIの知識は必要ないと説明されています。
そのため、社内にAIの操作に詳しい社員がいない会社でも、検討対象になります。
ただし、委託する仕事の内容を伝えたり、成果物を確認したりする役割は社内に残ります。
例えば、請求処理を任せる場合は、現在の仕事の流れや確認ルールを説明できる人が必要です。
AIの操作に詳しい人がいるかどうかよりも、日常業務の内容を把握し、必要な確認ができる体制があるかを考えるとよいでしょう。
どこまでの業務を委託できる？
公式サイトでは、請求処理や記帳代行、給与計算、データ入力、メール対応、営業事務などが業務例として案内されています。
一方で、郵送物の受け取りや現物の受け渡し、経営判断や交渉などは、対応が難しい業務として説明されています。
また、同じ分野の業務か、異なる分野の業務かによって、料金や契約範囲が変わる場合があります。
例えば、経理関連の仕事をまとめて任せたい場合と、経理に加えて別分野の業務も任せたい場合では、条件が異なる可能性があります。
そのため、実際にどこまで任せられるかは、仕事内容を具体的に伝えて確認することが大切です。
「自社のこの仕事も任せられるのかな？」と気になる方は、公式ページでサービス内容を確認してみてください。
導入前に整理しておくとよい情報は？
AI社員 AIKATAを検討する前に、次のような情報を整理しておくと、相談や比較がしやすくなります。
- 外部に任せたい業務の内容
- 毎月の処理件数や作業時間
- 現在かかっている人件費や外注費
- 業務の手順や確認方法
- 担当者の退職・休業などの予定
- 情報管理で注意が必要な項目
例えば、経理担当者の退職に備えて利用を検討している場合は、現在その担当者が行っている仕事を一覧にしてみるとよいでしょう。
毎日の作業、月末の作業、年に数回だけ発生する作業を分けると、委託したい範囲が見えてきます。
また、現在の作業時間や処理件数が分かれば、費用に見合うかを考える際にも役立ちます。
最初から完璧な資料を用意する必要はありません。
まずは、今どのような仕事に困っているのかを整理するだけでも、自社に合った方法を考えやすくなります。
まとめ｜AI社員 AIKATAが自社に向いているか判断しよう
AI社員 AIKATAは、AIによる処理と人による確認を組み合わせ、経理や請求処理、データ入力などの定型業務を引き受けるサービスです。
特に、次のような会社では、検討する価値があるでしょう。
- 人手不足で日常的な事務作業が回らない会社
- 採用難で事務担当者を確保できない会社
- 退職・産休・育休による欠員に困っている会社
- 社長や管理職が事務作業を兼任している会社
- 特定の担当者に業務が集中している会社
こうした会社では、毎月繰り返し発生する定型業務を外部に任せることで、社員の負担を見直せる可能性があります。
特に、請求処理やデータ入力など、手順を整理しやすい仕事が多い場合は、検討しやすいでしょう。
一方で、委託したい業務が少ない場合や、現場作業が中心の場合は、別の方法が適していることもあります。
また、月額料金や契約期間、社内での確認体制なども、導入前に確認しておきたいポイントです。
大切なのは、「AIを使うこと」そのものではなく、今の会社で負担になっている仕事を、どのように減らせるかという視点です。
自社の仕事の中で外部に任せられそうな部分が見えてきたら、次は料金やサービス全体の特徴を確認してみましょう。
AI社員 AIKATAの料金・メリット・注意点などは、こちらの記事で詳しく整理しています。
参考記事 AI社員 AIKATAの総合解説はこちら
自社に合った方法を選ぶための参考にしてみてください。
